Hướng dẫn chọn máy photocopy dùng cho văn phòng

Hướng dẫn chọn máy photocopy dùng cho văn phòng

Máy photocopy là một thiết bị mà hầu hết mọi văn phòng đều sử dụng. Do giá của máy hiện nay còn khá cao, nên việc chọn lựa máy photocopy vừa phù hợp vừa đảm bảo về giá là rất quan trọng. Làm sao để chọn được một thiết bị máy photocopy thật phù hợp cho văn phòng bạn nhưng không phải trả mức giá quá cao?

Sau đây là một số gợi ý của Ricoh trong việc chọn máy photocopy dùng cho văn phòng:

    1 Chọn thương hiệu

Lựa chọn về mặc thương hiệu hiện này không quá quan trọng. Bởi hầu hết các nhãn hiệu máy photocopy uy tín đều có những phát triển rất tốt trên sản phẩm của mình. Hoàn toàn có thể lựa chọn thương hiệu máy photocopy mà bạn yêu thích. Hoặc thương hiệu máy photocopy quen thuộc mà bạn đã từng sử dụng trước đây.

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có khá nhiều thương hiệu phổ biến, mỗi hãng điều có những điểm mạnh riêng. Ví dụ Ricoh nổi tiếng trong dòng máy photocopy đa chức năng in laser, Epson là lựa chọn nổi bật trong dòng máy in phun, HP phổ biến trong những dòng thiết bị nhỏ…

    2 Chọn tốc độ

Khi chọn máy photocopy cho văn phòng, việc chọn tốc độ in của máy là rất quan trọng. Tốc độ máy photocopy quyết định giá tiền, kích thước, tính năng và rất nhiều yếu tố khác.

Do nguyên lý đặc thù, một máy photocopy nếu muốn có tốc độ nhanh thì kích thước càng phải càng to. Đồng thời sẽ sản sinh nhiều tiền ồn hơn nếu in nhanh. Việc sở hữu kích thước lớn cũng giúp máy sử dụng ổn định, bền hơn những dòng có kích thước nhỏ.

Với một văn phòng có khối lượng in ấn thấp, số lượng in ấn thấp dưới 1.000 bản in/chụp/tháng thì máy photocopy có tốc độ từ 20-30 bản/phút là thích hợp. Thường rơi vào dòng máy photocopy để bàn. Ưu điểm là nhỏ gọn, giá rẻ. Nhược điểm là không thể sử dụng để in số lượng lớn.

Với một văn phòng có khối lượng in ấn trung bình: Từ 2.000 – 20.000 bản/tháng. Tốt nhất nên chọn những dòng máy photocopy lớn (có hổ trợ giấy A3) để sử dụng ổn định hơn máy để bàn. Tốc độ phù hợp từ 30-50 bản/phút. Máy photocopy ở tốc độ này cũng ít gây ra tiếng ồn.

Máy photocopy có tốc độ từ 60- hơn 100 bản/phút thường có kiểu dáng rất lớn (thường nặng từ 200.000kg trở lên). Thường rơi vào dòng công nghiệp và ít được sử dụng trong văn phòng thông thường. Tuy nhiên nếu văn phòng bạn lớn, đông nhân viên thì dòng máy photocopy công nghiệp cũng rất phù hợp. Tuy nhiên, yêu cầu bất buộc khi dùng dòng này thì văn phòng bạn phải rộng rãi một chút. Tránh đặt máy quá sát bàn làm việc tránh tiếng ồn.

    3 Chọn tính năng

Tính năng tiêu chuẩn hiện nay của một máy photocopy văn phòng là in, photocopy và scan. Tính năng fax không cần thiết nên rất ít được sử dụng.

Nếu sử dụng trong văn phòng thì tốt nhất nên mua máy photocopy đa chức năng. Bởi việc mua nhiều máy với mỗi chức năng riêng sẽ làm văn phòng của bạn thêm rườm rà. Tốn không gian và chi phí vận hành.

Thường máy photocopy có scan màu thường đắc hơn một ít so với scan trắng đen. Bạn có thể căn nhắc mình có cần scan màu không. Tuy nhiên, scan màu là một tính năng rất thú vị và hữu ích đấy.

Còn về in màu hoặc photocopy màu thì khá quan trọng. Bởi giá một thiết bị in màu hay photocopy màu cao hơn rất nhiều so vơi in đơn sắc. Cùng với đó là chi phí để sử dụng mực in màu cũng rất cao. Chỉ chọn lựa in, photocopy màu khi thật sự cần. Có thể căn nhắc mua 2 thiết bị máy in màu và in trắng đen, để tránh sử dụng mực màu để in trắng đen gây tốn kém.

    4 Chọn mới và cũ

Nếu văn phòng bạn có nguồn vốn tốt thì máy photocopy mới là lựa chọn tốt nhất. Được bảo hành chính hãng, máy mới hoàn toàn nên sự yên tâm là rất lớn khi mua. Tuy nhiên, có một số rủi ro là: máy mất giá, chi phí sử dụng mực chính hãng cao, giá mua cao với dòng đa chức năng và tốc độ tốt.

Máy photocopy nhập khẩu qua sử dụng cũng là lựa chọn rất thích hợp khi bạn cần thiết kiệm. Không cần đầu tư nhiều, máy vẫn có chế độ bảo hành tương tự máy mới, độ mới của máy nhập khẩu tốt và thường sử dụng được lâu dài. Nhược điểm là chọn nơi bán uy tín để tránh mua phải máy photocopy cũ thanh lý trong nước.

Trên đây là những gợi ý của chúng tôi trong việc chọn mua máy photocopy phù hợp cho văn phòng. Nếu quý khách có thắc mắc hay cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên lạc với chúng tôi, nhân viên chúng tôi sẽ tận tình tư vấn và giúp đỡ quý khách hàng!